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Presse

Zentrales Dokumenten- und E-Mail-Management

21.11.2012

Mit META-DOK positive Synergien fürs gesamte Unternehmen schaffen

E-Mail-Archivierung im Dokumentenmanagementsystem META-DOK

(Saarbrücken, 21.11.2012) Dokumentenmanagement und E-Mail-Archivierung werden in vielen Unternehmen immer noch stiefmütterlich behandelt. Vor allem der organisatorische Aufwand, der dahinter steckt, lässt das Thema gerne auf der Prioritätenskala nach hinten rutschen. Dabei lohnt es sich – allein schon aus rechtlichen Gründen – dem Thema mehr Aufmerksamkeit zu widmen und durch gezieltes Dokumenten- und E-Mail-Management positive Synergieeffekte fürs gesamte Unternehmen zu schaffen. Die Softwarelösung META-DOK bietet hierzu eine ganze Reihe von Funktionalitäten, mit denen dies ohne großen Aufwand möglich ist.

Rechtskonforme Archivierung / zentrale Informationsverwaltung
Der Austausch von Geschäftskorrespondenz verlagert sich immer stärker vom herkömmlichen Postweg zum Versand per Mail. E-Mails avancieren somit auch zum Träger steuerrelevanter Informationen (z. B. Bestellungen, Rechnungen etc.), die für eine fest vorgeschriebene Frist im Original aufzubewahren sind. E-Mails einfach ausdrucken und ablegen – wie dies gerne gehandhabt wird - reicht streng genommen nicht aus.
Abhilfe verschafft hier das Dokumenten- und Wissensmanagementsystem META-DOK, mit dem E-Mails und Dokumente aller Art in frei definierbaren Kategorien zentral im Unternehmen gespeichert werden. Steuerrelevante Dokumente und E-Mails können hierbei über einen speziellen Mechanismus revisionssicher nach GoBS / GDPdU archiviert werden.
Zum schnellen Import der Dokumente aus unterschiedlichen Datenquellen verfügt das System über verschiedene Schnittstellen und Module, so dass den Mitarbeitern in META-DOK alle relevanten Dokumente gebündelt vorliegen – passend zum jeweiligen Thema, unabhängig vom Format.

Flexibler Zugriff auf Dokumente – jederzeit, weltweit
Innerhalb kurzer Zeit entsteht somit im Unternehmen ein zentraler Wissenspool, auf den die berechtigten Benutzer geschützt jederzeit, weltweit zugreifen können. Ob unterwegs aus dem Hotel, im Außendienst vor Ort beim Kunden oder im Home-Office: in META-DOK stehen die Dokumente auch nach Büroschluss rund um die Uhr zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt entweder über Web Client (keine Installation, Browser genügt) oder Windows Client (hoher Bedienkomfort, Office-Integration). Vielfältige Such- und Filteroptionen sorgen dafür, dass die benötigten Informationen blitzschnell gefunden werden.


Automatische, gezielte Verteilung von Informationen
Mittels eines Abonnementservices werden die Nutzer topaktuell über Änderungen und Neuheiten zu relevanten Themen informiert. Das Versenden der Informationen per Mail oder gar aufwändiges Kopieren und Verteilen von Dokumenten entfallen. Zur Qualitätskontrolle können für die einzelnen Kategorien Moderatoren festgelegt werden, die die Dokumentinhalte überprüfen und freigeben können.

Leichtere Zusammenarbeit in Projekten
Durch den flexiblen Zugriff auf die zentral verwalteten Dokumente und den automatischen Infoservice eignet sich META-DOK ideal für die Zusammenarbeit in Projekten. Ergänzend dazu ist das System mit verschiedenen Kollaborationswerkzeugen ausgestattet wie z. B. einer Sperrfunktion zum Bearbeiten der gemeinsam genutzten Dokumente, Revisionsverwaltung, Erfassen von Kommentaren, Klassifizieren oder Verknüpfen von Dokumenten etc. Für den schnellen Zugriff auf häufig benötigte Dokumente, Kategorien oder Weblinks zu einem Projekt können sich die Benutzer in META-DOK ihre eigenen Desktops einrichten.

Informationsplattform für Mitarbeiter, Filialen, Partner und Kunden
Für Filialen, Partner oder Kunden besteht die Möglichkeit, in META-DOK eigene Bereiche einzurichten und über diese gemeinsame Informationen auszutauschen und zu bearbeiten. Die mehrsprachige Benutzeroberfläche von META-DOK ermöglicht darüber hinaus eine unkomplizierte, weltweite Zusammenarbeit.

META-DOK ist eine Eigenentwicklung der META-LEVEL Software AG aus Saarbrücken, einem erfahrenen Softwarehaus, das bald 30 Jahre in der IT-Branche tätig ist. Das kostengünstige System wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, so z. B. beim Bayerischen Rundfunk, der Gesellschaft Deutscher Chemiker, Unicredit Luxembourg, W + ST Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft, Wirtschaftsvereinigung Stahl. Informationen zum System sind erhältlich unter www.meta-dok.de.

Kontakt:
META-LEVEL Software AG
Frau Dipl.-Betriebswirtin (FH) Silvia Weber
Saarbrücker Str. 51
66130 Saarbrücken
Tel. +49 681 99687-0
Fax +49 681 99687-99
E-Mail: info@meta-level.de
Web: www.meta-dok.de

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