Anwendungsbeispiele

META-DOK im Sekretariat


Das Sekretariat ist Dreh- und Angelpunkt bei der Verwaltung und Weiterleitung von Informationen im Unternehmen: von der Verteilung des Posteingangs an die verschiedenen Abteilungen, über die Erstellung und Verwaltung bis zur Ablage von E-Mails, Briefen, Fachzeitschriften etc. Oft drängt die Zeit: es müssen dringend Unterlagen für ein Meeting zusammengestellt, Verträge und Mailings vorbereitet werden...

Mit META-DOK sparen Sie Zeit bei der Verwaltung Ihrer Dokumente, Sie sind einfach besser organisiert und haben dadurch mehr Freiräume für anspruchsvolle Aufgaben.

Nutzen Sie META-DOK...

... zum Verwalten Ihrer Dokumente ohne Mehrfachablage

  • Sicherlich kennen Sie das: ein Dokument muss mehrfach kopiert und verteilt oder abgelegt werden, weil es für verschiedene Bereiche relevant ist. Das ist sehr zeitaufwändig. Mit META-DOK sparen Sie sich die Mehrfachablage und das Kopieren von Dokumenten. Sie stellen Ihr Dokument (z. B. Office-, PDF- oder Bilddatei etc.) einmal in META-DOK und verlinken es einfach per Mausklick in die anderen Ordner (Kategorien).
  • Papiergebundene Dokumente können Sie einzeln oder stapelweise mit dem Scan- und Index-Client (mit OCR-Texterkennung) digitalisieren und in META-DOK speichern. Mit einem weiteren Modul, dem ClientSuite Scan-Dienst, besteht zudem die Möglichkeit, Zielverzeichnisse am Scanner festzulegen und die Dokumente somit per Knopfdruck automatisch in eine bestimmte Kategorie in META-DOK zu speichern.
  • Ein weiterer, bedeutender Vorteil: Sobald Sie Ihre Dokumente in META-DOK speichern, werden diese automatisch volltextindiziert und über die Suche von META-DOK schnell wiedergefunden. Dateien, die keinen indizierbaren Text enthalten, wie z. B. Fotos, Videos etc., können Sie zum leichten Wiederfinden mit sog. Metadaten (wie Schlagworten, Notizen...) versehen.

... zur Ablage und Verteilung von Dokumenten in einem Rutsch

  • Sobald Sie ein Dokument in eine bestimmte Kategorie (z. B. für den Vertrieb) einstellen, werden die zuständigen Mitarbeiter, die sich für den Themenbereich interessieren und die Kategorie "abonniert" haben, automatisch in ihrer persönlichen Nachrichtenübersicht und per E-Mail über das neue Dokument informiert. Gleiches gilt auch, wenn eine Änderung an einem bestehenden Dokument durchgeführt wird.

  • Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über neue oder geänderte Dokumente in META-DOK informiert werden, lassen sich neben den freiwilligen Abonnements auch Pflicht-Abos einrichten.
  • Ein schöner Nebeneffekt: Durch das Speichern der Dokumente in die verschiedenen Kategorien von META-DOK entlasten Sie auch Ihre Kollegen. Denn diese werden zeitnah informiert und brauchen die Dokumente nicht mehr separat abzulegen.

... zum komfortablen Bearbeiten Ihrer Office-Dokumente

Verschiedene Zusatzmodule sorgen dafür, dass sich META-DOK leicht in Ihren Arbeitsalltag integrieren lässt:

  • So können Sie bspw. Dateien aus Microsoft Office oder OpenOffice direkt aus Ihrer Anwendung heraus in META-DOK speichern. Dies geschieht mit Hilfe eines Office-PlugIns und dem Standardimport-Client.
  • Bestehende Dokumente können in META-DOK mittels des Integration-Clients direkt in der zugehörigen Anwendung geöffnet, bearbeitet und wieder gespeichert werden. Änderungen werden hierbei zunächst als Arbeitskopie in META-DOK gespeichert. Erst wenn Sie das Dokument freigeben, werden die Änderungen endgültig übernommen und sind für andere Benutzer, die Zugriffsrechte auf das Dokument haben, sichtbar.
  • Möchten Sie gerne Ihre bisherigen Arbeitsgewohnheiten beibehalten und Ihre Dokumente wie gewohnt über den Windows-Explorer in META-DOK speichern oder bearbeiten? Auch dies ist möglich. Mit META-DOK easy-access steht Ihnen META-DOK hierzu als virtuelles Laufwerk im Windows-Explorer zur Verfügung.

... für eine optimale Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihrer Chef/in

  • Bei der Vorbereitung von Messen, Tagungen oder Projekten sammeln sich im Vorfeld meist eine Menge von Informationen in Form von E-Mails, Präsentationen, Office-, PDF-Dateien etc. an. Um diese schnell im Zugriff zu haben, können Sie für die einzelnen Aufgabengebiete persönliche Benutzerdesktops anlegen und darauf die häufig benötigten Dokumente, Kategorien oder auch Weblinks platzieren.
  • Haben Sie an einem Dokument in META-DOK eine Änderung vorgenommen und diese bereits freigegeben? Sie benötigen nach Rücksprache mit dem/der Chef/in nun doch wieder die alte Version Ihres Dokumentes? Kein Problem! In META-DOK wird zu jedem Dokument eine Änderungshistorie angelegt, die es Ihnen erlaubt, alle Änderungen zurückzuverfolgen und auf alte Dokumentversionen zuzugreifen.
  • Durch die zentrale Verwaltung aller Unterlagen in META-DOK und den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf diese kann Ihr/e Vorgesetzte/r während Ihrer Abwesenheit (nach Büroschluss, bei Krankheit oder im Urlaub) oder während einer Dienstreise problemlos auf dringend benötigte Informationen wie z. B. Vertragsunterlagen zugreifen.

Ihr Ansprechpartner

Peter Raber