Anwendungsbeispiele

META-DOK in Finanzbuchhaltung und Personalabteilung


In Finanzbuchhaltung und Personalabteilung sind viele Dokumente mit vertraulichen und sensiblen Informationen zu verwalten. Zudem müssen bestimmte Vorschriften bei der Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten berücksichtigt werden, damit diese als Nachweis bei Prüfungen durch die Finanzbehörden Gültigkeit haben.

META-DOK bietet hierzu passende Funktionen, mit denen die Vertraulichkeit von Dokumenten sicher gewahrt bleibt und steuerrelevante Dokumente einfach und schnell revisionssicher archiviert werden.

Nutzen Sie META-DOK ...

... zur revisionssicheren Archivierung steuerrelevanter Dokumente

  • Dokumente, die für die Buchhaltung und Finanzbehörden von Relevanz sind, können in META-DOK entsprechend den gesetzlichen Vorschriften revisionssicher archiviert werden. Die Benutzer wählen hierbei den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 6 oder 10 Jahren aus oder geben ein festes Datum für die Aufbewahrung des Dokumentes ein. Revisionssicher archivierte Dokumente können während der festgelegten Aufbewahrungsfrist weder gelöscht noch inhaltlich verändert werden.

  • Ebenso können E-Mails inkl. Anhänge aus Microsoft® Outlook, Mozilla Thunderbird und Tobit™ David einfach in META-DOK gespeichert und revisionssicher archiviert werden und lassen sich jederzeit wieder im Original herstellen.

... zur Verwaltung von Monats-, Jahresabschlüssen, GuV etc.

  • In META-DOK können die für die Buchhaltung erforderlichen Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen ebenso wie Monats-, Jahresabschlüsse und GuV-Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Die in META-DOK gespeicherten Dokumente sind nach verschiedenen Kriterien wie z. B. Versions-, Erstell- oder Änderungsdatum, Titel etc. auf- oder absteigend sortierbar.

  • Papiergebundene Dokumente lassen sich einfach per Scan- und Index-Client mit OCR-Texterkennung in META-DOK importieren. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, direkt am Scanner Zielordner festzulegen und somit Dokumente direkt per Knopfdruck am Scanner in bestimmte Zielkategorien in META-DOK zu importieren.

... zur Verwaltung von Personalakten und Mitarbeiterprofilen

  • Im Bereich Personal können in META-DOK für die einzelnen Mitarbeiter Personalakten, z. B. in Form eines Wissensdokumentes angelegt werden, dem die Personalunterlagen wie Bewerbungsschreiben, Arbeitsverträge etc. hinzugefügt werden. Alle wichtigen Informationen zu einem Mitarbeiter sind somit in einem Wissensdokument gebündelt.

  • Auch Mitarbeiterprofile, in denen Kenntnisse, Projekte etc. der Mitarbeiter übersichtlich aufgeführt sind, können in META-DOK gespeichert werden. Wird für ein anstehendes Projekt ein Mitarbeiter mit den erforderlichen Kenntnissen gesucht, werden über die Suche von META-DOK die passenden Mitarbeiterprofile angezeigt.

  • Durch die Rechtevergabe in META-DOK und die Möglichkeit, den Dokumenten zusätzlich gewisse Vertraulichkeitsstufen zuzuordnen, wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf diese sensiblen Daten Zugriff haben.

Ihr Ansprechpartner

Peter Raber