Anwendungsbeispiele

META-DOK im Einkauf


Im Einkauf spielen die Faktoren Kosten und Zeit eine besonders große Rolle: Dienstleistungen bzw. Güter sind kostengünstig zu beschaffen und müssen dabei bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllen; Lagerbestände sind niedrig zu halten, gleichzeitig müssen Engpässe vermieden werden.

Mit META-DOK steht Ihnen ein vielseitiges Werkzeug zur Verfügung, das Ihnen hilft, alle Informationen zu bestehenden und potentiellen Lieferanten sowie Ihre kompletten Bestellunterlagen zu verwalten, zu archivieren und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Sie müssen nicht lange suchen und können schneller handeln. Sie sparen Zeit und Geld!

Nutzen Sie META-DOK ...

... zur Verwaltung von Lieferanteninformationen

  • In META-DOK können Sie alle Informationen zu potentiellen und bestehenden Lieferanten sammeln (Kataloge, Preislisten, Newsletter, E-Mails, Verträge und dergleichen). Alle Informationen, die indizierbaren Text enthalten, werden beim Einstellen in META-DOK automatisch volltextindiziert und somit über die Suche von META-DOK schnell wiedergefunden.

  • Durch die Vergabe von Schlagworten (manuell oder aus einem Schlagwortkatalog) und Zuordnung von Klassifikationswerten (z. B. Lieferant für A-, B- oder C-Güter) besteht darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Such- und Filterkriterien zu definieren, mit denen der passende Lieferant auf Anhieb gefunden wird.

... zum schnellen Auffinden und Archivieren von Bestellunterlagen

  • Ebenso können Sie in META-DOK Ihre Bestellunterlagen zentral verwalten. So kann bspw. pro Bestellvorgang ein Wissensdokument angelegt und diesem alle zugehörigen Informationen (z. B. Angebot des Lieferanten, die Bestellung per E-Mail, Fax oder Brief, Auftragsbestätigung etc.) als Anhänge hinzugefügt werden. Sie haben alle Informationen kompakt in einem Dokument und finden diese bei Bedarf flink wieder mit den Such- und Filteroptionen von META-DOK.
  • Zum einfachen und schnellen Speichern Ihrer elektronischen sowie papiergebundenen Bestellunterlagen in META-DOK bieten wir verschiedene Zusatzmodule und Schnittstellen an. In unserer Produktübersicht erhalten Sie hierzu nähere Informationen.

  • Mit nur wenigen Mausklicks können Sie die in META-DOK gespeicherten Bestellunterlagen revisionssicher archivieren (nach GDPdu/GoBS). Die revisionssicher archivierten Dokumente können während der festgelegten Aufbewahrungsfrist weder inhaltlich verändert noch aus dem System gelöscht werden.

... zum Informationsaustausch mit den Fachabteilungen

  • Damit die richtigen Materialien, z. B. für Technik und Produktion, beschafft werden können, ist oftmals eine enge Zusammenarbeit und Absprache mit den jeweiligen Fachabteilungen erforderlich. META-DOK kann hier als Plattform für den Informationsaustausch benutzt werden. Hierzu kann z. B. eine gemeinsame Kategorie eingerichtet werden, auf die sowohl der Einkauf als auch die jeweilige Fachabteilung Zugriff haben.

  • Über diese gemeinsame Kategorie kann die Fachabteilung dem Einkauf nähere Informationen zu den gewünschten Produkten und Lieferanten zur Verfügung stellen oder Dokumente vom Einkauf überprüfen und ggf. ändern. Durch das Abonnieren der Kategorie werden die jeweiligen Nutzer automatisch in ihrer persönlichen Nachrichtenübersicht und per Mail (optional) informiert, sobald ein neues Dokument in die Kategorie eingestellt oder ein bestehendes Dokument geändert wurde.

  • Auf die in META-DOK gespeicherten Dokumente können die Nutzer über einen geschützten Zugang im Internet jederzeit, weltweit zugreifen, so dass mit META-DOK ein standortunabhängiger Informationsaustausch mit den Fachabteilungen möglich ist.
  • Des Weiteren besteht die Möglichkeit, für Lieferanten und Partner, mit denen Sie eng zusammenarbeiten, in META-DOK eigene Bereiche einzurichten und über diese gemeinsame Informationsunterlagen auszutauschen.

Ihr Ansprechpartner

Peter Raber